کارشناس امور اداری و دفتر
Office & Operations Administrator
دفتر ما در فرانکفورت را سرپا نگه دارید: تأسیسات، سفرها، تجهیزات و امور اداری ورود همکاران جدید. شما نخستین نقطه تماس همکاران، مهمانان و تأمین‌کنندگان هستید.
پروفایل شما با این شغل تناسب ندارد؟ به جای آن درخواست آزاد ارسال کنید.
دامنه کار
دفتر فرانکفورت ما میزبان مشاورانی است که بخشی از هفته را نزد مشتریان و بخشی را با یکدیگر می‌گذرانند، و همچنین یک آزمایشگاه سخت‌افزار و بازدیدکنندگان منظم از شرکای پروژه‌های اتحادیه اروپا. این شغل نظم این مکان را حفظ می‌کند. شما تأسیسات و تأمین‌کنندگان را مدیریت می‌کنید، سفرها را مطابق سیاست ما و قواعد گرنت‌های اتحادیه اروپا رزرو می‌کنید و تجهیزات و دسترسی‌ها را برای همکاران تازه‌وارد آماده می‌کنید. با واحدهای مالی، منابع انسانی و IT کار می‌کنید و از دفتر مدیریت برنامه (PMO) در کنترل اسناد پشتیبانی می‌کنید.
وظایف
- مدیریت تأسیسات دفتر، ملزومات و ارائه‌دهندگان خدمات
- سازمان‌دهی سفر و اقامت، از جمله مستندات سفرهای پروژه‌های با تأمین مالی اتحادیه اروپا
- آماده‌سازی محل کار، کارت‌های دسترسی و تجهیزات برای تازه‌واردان همراه با واحد IT
- پردازش فاکتورهای دریافتی و نگهداری سوابق برای واحد مالی
- هماهنگی اتاق‌های جلسه، ثبت بازدیدکنندگان و رویدادهای تیمی
الزامات
- دوره آموزش بازرگانی تکمیل‌شده (kaufmännische Ausbildung) یا تجربه مشابه
- بیش از ۱ سال سابقه در مدیریت دفتر، امور اداری یا دستیاری
- تسلط بر Microsoft 365
- آلمانی در سطح C1 و انگلیسی در سطح B2
- شیوه کار منظم و رازداری در برابر اطلاعات محرمانه
موارد تکمیلی
- تجربه با پلتفرم‌های رزرو سفر یا DATEV
- آموزش کمک‌های اولیه یا مسئول ایمنی آتش‌سوزی
زبان‌های کاری
آلمانی (C1)، انگلیسی (B2)
مجموعه مهارت‌ها
ترجمه: با کمک هوش مصنوعی. نسخه معتبر: انگلیسی.