مسؤول إداري للمكتب والعمليات
Office & Operations Administrator
احرص على سير العمل في مكتبنا بفرانكفورت: المرافق والسفر والمعدات والجانب الإداري لاستقبال الموظفين الجدد. ستكون نقطة الاتصال الأولى للزملاء والزوار والموردين.
بدء الطلبنحو دقيقتين. الاسم والبريد الإلكتروني والسيرة الذاتية.
النطاق
يستضيف مكتبنا في فرانكفورت استشاريين يقضون جزءا من الأسبوع لدى العملاء وجزءا مع زملائهم، إضافة إلى مختبر للعتاد وزوار منتظمين من شركاء المشاريع الأوروبية. تحافظ هذه الوظيفة على تنظيم المكان. تدير المرافق والموردين، وتحجز السفر وفق سياستنا وقواعد المنح الأوروبية، وتجهز المعدات وصلاحيات الدخول للزملاء الجدد. تعمل مع وظائف المالية والموارد البشرية وتقنية المعلومات، وتدعم مكتب إدارة البرامج في ضبط الوثائق.
المهام
- إدارة مرافق المكتب واللوازم ومقدمي الخدمات
- تنظيم السفر والإقامة، بما في ذلك وثائق السفر للمشاريع الممولة أوروبيا
- تجهيز أماكن العمل وبطاقات الدخول والمعدات للموظفين الجدد بالتعاون مع تقنية المعلومات
- معالجة الفواتير الواردة وحفظ السجلات للإدارة المالية
- تنسيق قاعات الاجتماعات وتسجيل الزوار وفعاليات الفريق
المتطلبات
- تدريب مهني تجاري مكتمل (kaufmännische Ausbildung) أو خبرة مماثلة
- خبرة سنة أو أكثر في إدارة المكاتب أو الأعمال الإدارية أو المساعدة الإدارية
- استخدام واثق لـ Microsoft 365
- الألمانية بمستوى C1 والإنجليزية بمستوى B2
- أسلوب عمل منظم وتكتم في التعامل مع المعلومات السرية
مؤهلات إضافية
- خبرة في منصات حجز السفر أو DATEV
- تدريب على الإسعافات الأولية أو مسؤولية السلامة من الحرائق
لغات العمل
الألمانية (C1)، الإنجليزية (B2)
مجموعة المهارات
الترجمة: بمساعدة الذكاء الاصطناعي. النسخة المعتمدة: الإنجليزية.